Som personuppgiftsansvarig är du inte bara skyldig att följa dataskyddsförordningen (“GDPR”), utan du ska även kunna visa att lagen efterlevs. Detta kan du göra genom att regelbundet genomföra en oberoende dataskyddsrevision där du granskar och bedömer din verksamhets behandling av personuppgifter. Resultatet av granskningen dokumenteras och rapporteras därefter i en revisionsrapport.
Varje steg i en dataskyddsrevision är ett viktigt led i att säkerställa att verksamhetens personuppgiftsbehandling uppfyller gällande regelverk.
Vad innebär en dataskyddsrevision?
En dataskyddsrevision genomlyser hela verksamhetens dataskyddsarbete och ger styrelse och ledning en balanserad bild av hur väl processer och rutiner fungerar i verksamheten. Eftersom en dataskyddsrevision utvärderar nuläget och föreslår åtgärder för att öka effektiviteten inom ledningsprocesser, riskhantering, intern styrning och intern kontroll bidrar den till att verksamheten uppnår regelefterlevnad på ett effektivt sätt. En dataskyddsrevision ger dig helt enkelt trygghet och bättre kontroll över verksamheten.
Varför ska jag göra en dataskyddsrevision?
Som personuppgiftsansvarig är du inte bara skyldig att följa dataskyddsförordningen, utan du ska även kunna visa att lagen efterlevs. Detta följer av principen om ansvarsskyldighet. Det finns flera sätt att visa detta, till exempel genom att:
- Lämna tydlig information till de registrerade
- Föra register över och dokumentera de personuppgiftsbehandlingar som pågår i verksamheten, inklusive vilka överväganden har gjorts
- Upprätta interna riktlinjer för dataskydd och utbilda personalen
- Bygga in integritetsvänliga lösningar i verksamhetens system
- Göra en konsekvensbedömning innan verksamhetens påbörjar en personuppgiftsbehandling som innebär särskilda integritetsrisker
- Utse ett dataskyddsombud
- Ansluta er till en godkänd uppförandekod eller certifieringsmekanism
Hur går en dataskyddsrevision till?
Revisionsarbetet inleds med att du samlar in all nödvändig information för att kunna planera så att granskningen kan ske effektivt. Genom att välja områden där risken för fel kan vara stor säkerställer du att verksamheten uppnår regelefterlevnad på ett effektivt sätt.
Under dataskyddsrevisionen granskar, analyserar och bedömer du hela eller delar av verksamhetens personuppgiftsbehandling. I första hand granskas riskfyllda och väsentliga personuppgiftsbehandlingar för att se om de är rätt hanterade. Du granskar även revisionrapporten som helhet för att kunna dra slutsatser om den ger en rättvisande bild av verksamhetens personuppgiftsbehandling.
Dina slutsatser rapporteras normalt i en revisionrapport. Revisionsrapporten är ett viktigt beslutsunderlag för tillsynsmyndigheter, leverantörer och kunder med flera. Du ska även rapportera dina iakttagelser direkt till företagsledningen och lämna förslag till förbättringar.
Vill du lära dig mer om GDPR och informationssäkerhet kan du läsa om våra aktuella kurser här.
Vill du ha hjälp med rådgivning i frågor om dataskydd och personlig integritet kan du läsa mer här.