Tietosuojavaltuutetun toimisto (Dataombudsmannens byrå) har utfärdat en sanktionsavgift på 23 000 euro mot Suomen Avainsanat Oy för överträdelser av dataskyddsförordningen (GDPR).
Sanktionsnämnden vid Dataombudsmannens byrå har utfärdat Finnish Business Register, som upprätthåller en företagskatalog, en administrativ påföljdsavgift på 23 000 euro. Finnish Business Register hade underlåtit att tillhandahålla samtalsinspelningar till de personer som begärt dem i enlighet med dataskyddsreglerna. Finnish Business Register hade inte heller följt en tidigare uppmaning från biträdande dataombudsmannen att anpassa sin verksamhet till lagen.
Av beslutet framgår att Dataombudsmannens byrå inlett en utredning mot Suomen Avainsanat, som upprätthåller en företagskatalog, efter flera klagomål som inkommit till myndigheten under åren 2019-2022. Privata näringsidkare som klagat till Dataombudsmannens byrå berättade att de hade fått en faktura efter ett försäljningssamtal med Suomen Avainsanat och att de därför begärt en inspelning av samtalet. Suomen Avainsanat hade försett några av näringsidkarna med en skriftlig sammanfattning av samtalen, men enligt de klagande återspeglade sammanfattningarna inte innehållet i försäljningssamtalen.
Dataombudsmannens byrå konstaterade att den sammanfattning som Suomen Avainsanat tillhandahållit inte kan betraktas som en kopia av det ursprungliga innehållet i samtalet i den mening som avses i dataskyddsförordningen. Suomen Avainsanat måste enligt Dataombudsmannens byrå utöva den registrerades rätt till tillgång genom att tillhandahålla en kopia av de personuppgifter som företaget behandlar. Kopian kan också tillhandahållas i en annan form än originalet, förutsatt att den innehåller all begärd information och är fullständig.
Dataombudsmannens byrå påminde om att syftet med rätten till tillgång är att göra det möjligt för en person att fastställa vilka uppgifter som behandlas av en personuppgiftsansvarig. Rätten till tillgång är enligt Dataombudsmannens byrå i synnerhet nödvändig för att den enskilde vid behov ska kunna utöva sina övriga rättigheter enligt GDPR.
Dataombudsmannens byrås utredning visade att Suomen Avainsanats etablerade praxis lett till att den registrerades rätt till tillgång till samtalsregister inte genomförts i enlighet med gällande rätt. Dataombudsmannens byrå har redan år 2022 gett bolaget anvisningar om att den kopia som ges med stöd av rätten till insyn ska motsvara innehållet i samtalsinspelningen. Behandlingen av personuppgifter är vidare en central del av Suomen Avainsanats kärnverksamhet, eftersom företagskatalogen bland annat innehåller personuppgifter om privata näringsidkare.
Påföljden baserades bland annat på Suomen Avainsanats underlåtenhet att följa ett tidigare föreläggande från Dataombudsmannens byrå. I mars 2021 konstaterade Dataombudsmannens byrå att tillhandahållandet av möjligheten att lyssna på ett samtal inte kan vara det enda sättet att utöva rätten till tillgång och beordrade Suomen Avainsanat att rätta till sina åtgärder. Trots föreläggandet införde Suomen Avainsanat inte något annat sätt att tillhandahålla samtalsinspelningar i enlighet med dataskyddsförordningen.
Suomen Avainsanat underlät också att informera Dataombudsmannens byrå om de åtgärder som företaget skulle vidta för att följa myndighetens föreläggande. Dataombudsmannens byrå ansåg därför att Suomen Avainsanats överträdelser var avsiktliga och omfattande.