Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht (LDA Brandenburg) anser att den personuppgiftsansvarige inte har haft rätt att kräva att företagets anställda använder sina privata e-postkonton för arbetsrelaterad kommunikation.
Bakgrunden till ärendet var ett klagomål från en registrerad som uppgett att den personuppgiftsansvariges anställda inte har några e-postkonton från företaget utan att all arbetsrelaterad kommunikation sköts via deras privata e-postkonton. Den personuppgiftsansvarige uppgav att användningen av privata konton var ett medvetet val, eftersom de flesta av de (numera) anställda arbetade för företaget som frilansare fram till 2015 och kommunicerade med kunderna via sina privata e-postkonton. Av bekvämlighetsskäl bibehöll den personuppgiftsansvarige denna praxis. Kommunikationen omfattade inte bara samordning och planering utan även till exempel fotodokumentation. Även uppgifter om tredje parter utbyttes mellan de anställda. Dessutom lämnades deras e-postadresser vid behov ut till olika tjänsteleverantörer. Enligt den personuppgiftsansvarige var behandlingen nödvändig för fullgöra anställningsavtalet och grundade sig på § 26.1 i den federala dataskyddslagen (BDSG).
LDA Brandenburg höll inte med om företagets ståndpunkt. Enligt LDA Brandenburg krävs det enligt avsnitt 26.1 i BDSG att behandlingen är nödvändig för anställningsavtalets fullgörande. Särskilt relevant vid bedömningen av denna nödvändighet är alternativa, mindre ingripande lösningar som är likvärdiga i fråga om effektivitet och lämpliga för ändamålen med behandlingen. I det här fallet fanns en sådan mindre ingripande lösning i form av särskilda e-postkonton för arbetet.
Dessutom noterade LDA Brandenburg att även artikel 6.1 (f) dataskyddsförordningen (GDPR) inte är lämplig som rättslig grund, eftersom de enskildas intressen och rättigheter väger tyngre än den personuppgiftsansvariges intressen på grund av att alternativa lösningar finns tillgängliga. Slutligen framhöll LDA Brandenburg det faktum att de anställda fritt kunde bestämma vilken e-postleverantör de använde som problematiskt, eftersom företaget i ett sådant fall inte kan garantera att konfidentialitet iakttas och att uppgifterna inte olagligt överförs till tredje land.